CRM para la gestión de alumnos

En términos amplios, un CRM (Customer Relationship Management, por sus siglas en inglés) es un software para la gestión de clientes, cuya función principal es velar por las relaciones comerciales. Para un equipo de ventas, se trata de una estrategia de negocios que permite captar nuevos clientes, mejorar los procesos de ventas y alcanzar mayor fidelización.

Un software CRM para la gestión educativa está diseñado de modo que pone al alumno en el centro para proceder a los cambios necesarios dentro de una organización que puedan responder a la actualidad educativa. No solo permite agrupar toda la información de los estudiantes, sino también establecer un seguimiento de sus interacciones y necesidades y tener una visión más amplia a partir de la centralización e integración de todos los sectores de la institución educativa.

¿Qué es un CRM de gestión educativa?

En los últimos años, el CRM se incorporó al universo de la educación al cambiar las estrategias de ventas tradicionales enfocadas en el producto o servicio por otras más competitivas que entienden el factor alumno como un pilar esencial en la organización.

En el contexto educativo, el alumno está en el centro del marco estratégico para analizar patrones de comportamiento y búsquedas sobre educación.
Por tanto, muchas instituciones están comenzando a integrar programas CRM en su gestión educativa para anticiparse a las necesidades de los estudiantes, nutrir ese contacto inicial y mejorar la captación de alumnos.

Mediante un sistema de gestión de alumnos, una institución educativa logra una base de datos detallada, un seguimiento de los usuarios registrados y un histórico de las interacciones que contribuyen a enriquecer las relaciones con los alumnos y enfocarse en una atención personalizada. Procesos que facilita:

• los datos sobre los estudiantes;

• la información administrativa;

• la gestión de equipos;

• las herramientas de comunicación;

• los programas de estudio;

• los materiales educativos;

• otras funciones como encuestas, control de asistencias y opciones para los docentes.

Beneficios en la gestión educativa

Optimiza las estrategias de ventas dirigidas a un público determinado. La tecnología aplicada ayuda a entender cuál es el alumno ideal y añade estructura al marketing educativo para la retención de alumnos, de modo que las instituciones orientan sus estrategias de forma inteligente.

Facilita el rastreo y la inscripción de nuevos alumnos. El sistema permite realizar un seguimiento a los potenciales alumnos durante todo el proceso,  mejora los canales de comunicación y facilita el acceso a la información que requieren las familias desde la consulta inicial hasta la inscripción.

Mantiene la base de datos al día. Desde la inscripción del estudiante, el programa de gestión visualiza la información histórica y el seguimiento de los datos que le interesan a la institución y facilitan el proceso de aprendizaje al alumno.

Ahorra tiempo y recursos. La automatización de los procesos ahorra tiempo y recursos tanto a administrativos como profesores. El sistema de gestión asume distintas tareas de rutina y, así, las instituciones pueden dedicar más tiempo y espacio al contenido educativo y al alumno.

Construye una comunicación eficiente. Docentes, alumnos y familias se benefician de contar con una comunicación fácil y eficaz, mejores conexiones con la institución, más recursos disponibles para agilizar la vida del estudiante, entre otros, a través de la difusión automática de la información.

¿Por qué es importante para las instituciones educativas?

Como estrategia de negocios, un sistema CRM es la mejor herramienta dirigida hacia la retención y fidelización de alumnos. Analiza todas las dimensiones de las relaciones de la institución educativa con los estudiantes y sus familias y aumenta la rentabilidad de la organización. Ambos conceptos son retos en el contexto actual, incierto y volátil, en que es tan complejo seguir el ritmo de los cambios sociales y económicos.

Con la información consolidada de los alumnos efectivos y potenciales, las instituciones educativas pueden dar respuestas más efectivas en los tiempos que corren y, además, beneficiarse de las soluciones tecnológicas y los objetivos estratégicos al alcance de los CRM.

Para cualquier empresa, conocer a su cliente potencial es el objetivo principal. De ahí la importancia de los CRM que brindan la posibilidad de concretar tecnología y procesos estratégicos para llevar adelante cambios culturales que mejoren los flujos de trabajo y la interacción con los alumnos y sus familias a través de todos los canales de contacto.

En el contexto del marketing educativo, el estímulo para fidelizar alumnos es el objetivo más importante y crítico en cuanto refuerzo de vínculos y satisfacción de las familias. La llegada de la tecnología a los programas de educación subraya la necesidad de ofrecer más ventajas y propuestas atractivas que generen más leads y aumenten los ingresos.

Es tiempo de que el sector educativo desarrolle sistemas CRM para responder a las demandas actuales de la educación. En Leaducate seguimos las tendencias del mercado y contamos con asesores que pueden informarte.

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