Las instituciones de educación superior requieren de un CRM para mejorar el reclutamiento, admisión y retención de los estudiantes.

En la actualidad, las instituciones de educación superior utilizan distintas herramientas tecnológicas para mejorar su funcionamiento. Una de ellas es el CRM, que se ha vuelto indispensable para poder contar con una buena gestión de la población estudiantil.

Al hablar de CRM (Customer Relationship Management o Gestión de Relación con los Clientes) solemos referir a empresas. Sin embargo, a pesar de que estas gestiones suelen centrarse en la venta de productos, también pueden aplicarse a la venta de servicios de todo tipo, incluso el servicio educativo.

El marketing se ha vuelto indispensable en casi todos los sectores y la educación no es la excepción. Las instituciones educativas necesitan de una buena población estudiantil para poder subsistir, por lo que necesitan trazar las estrategias correctas y usar las herramientas necesarias para lograrlo.

Por ende, al referirnos a CRM para instituciones de educación superior es a esos programas informáticos que ayudan a las escuelas y universidades a gestionar procesos como el reclutamiento, inscripción, admisión, comunicación y fidelización de los estudiantes.

Para esto, se realizan campañas de marketing que no solo van dirigidas a los propios estudiantes o potenciales estudiantes. También se abordan personas influyentes como los padres o incluso ex alumnos que pueden dar testimonios interesantes que ayuden a la institución a captar nuevos estudiantes.

Este tipo de estrategias requieren a su vez de un análisis previo de datos como cualquier otro plan de marketing. Es por esto que los CRM proporcionan un software con una base de datos que ayudan a medir la eficacia de las instituciones de educación superior.

De esta manera, es posible trazar una planificación para captar nuevos alumnos y registrar los resultados para hacer un correcto seguimiento de las estrategias. Solo así se puede saber si la planificación marcha según lo esperado o si se debe cambiar o corregir algo.

Objetivos del CRM educativo

Los CRM en el sistema educativo se usan para facilitar las operaciones del centro de enseñanzas. Para que esto sea así, es necesario que la herramienta cumpla con ciertos objetivos. 

1. Fomentar la capacitación de los alumnos. De esta manera, se logrará aumentar la matriculación de estudiantes en cada uno de los cursos.

2. Garantizar la comunicación efectiva y la interacción entre los alumnos a lo largo de todo el curso académico.

3. Lograr una correcta fidelización de los alumnos con el centro de estudios. Más allá de que completen el curso, la idea es que también se interesen en estudios complementarios dentro de la misma institución.

Ventajas de los CRM

El uso de este tipo de herramientas en las empresas se ha vuelto prácticamente indispensable y su uso en instituciones educativas parece cada vez más necesario.  Por este motivo te diremos cuáles son las principales ventajas de contar con un buen software en un centro educativo.

1.   Aumentar los ingresos y matrículas

Al hablar de CRM para centros educativos nos referimos a un sistema avanzado para detectar y atraer perfiles que interesen a la escuela o universidad respectiva. Por ende, son herramientas diseñadas para aumentar la conversión.

Esto se logra gracias a la gestión de relaciones con clientes, el diseño de campañas de marketing de alto impacto, el seguimiento de datos, la elaboración de informes de clientes potenciales y la gestión de la documentación.

2.   Gestión de datos

Para las campañas de marketing, los datos son absolutamente todo. Es por esto que las herramientas de este estilo están diseñadas para la gestión y el procesamiento de datos a gran escala.

Un CRM es un sistema único que permite a las instituciones de educación superior el monitoreo y la gestión de todos y cada uno de los detalles de los estudiantes. Esto abarca desde las calificaciones, sus finanzas, asistencias, etc.

Por lo general, la recolección de este tipo de datos puede llegar a ser complicada, por lo que el uso de este tipo de herramientas facilita en gran medida el trabajo.

Contando con un buen software, las instituciones educativas pueden acceder a todos estos datos en orden cronológico, teniendo acceso al historial de trabajo completo de cada uno de los prospectos en cuestión de segundos.

Yendo incluso un paso más allá, estos sistemas no solo le dan a la institución el acceso a todos los datos del alumnado, sino de todas las partes interesadas o potencialmente interesadas. Por ende, también es posible acceder y gestionar datos de los padres de los alumnos y de los egresados.

Un CRM usa el aprendizaje automático para predecir la combinación de tiempo de envío y canal con el mejor rendimiento para cada prospecto en función del historial de interacciones, el perfil y los metadatos de contenido.

Utiliza datos basados en IA y el aprendizaje automático para crear un perfil de cliente ideal que se pueda utilizar para identificar oportunidades de ventas similares.

3.   Mejora de la comunicación

Otro punto importante y que en muchas ocasiones es subestimado por las instituciones de educación superior en todos los países es la comunicación.

Es esencial contar con un sistema de comunicación que vaya más allá de simples respuestas automáticas. Es necesario contar con vías efectivas de comunicación como correo electrónico, llamadas, mensajes o incluso redes sociales.

De esta manera, la institución podrá difundir rápidamente la información esencial que necesita hacer llegar a las personas interesadas. Esto va desde comunicados, invitaciones a eventos, asambleas, etc.

Haciendo esto, los alumnos también contarán con una forma efectiva de resolver sus problemas. Una buena atención siempre resulta un aspecto que ayuda a generar un vínculo entre la institución y el estudiante.

Si bien el uso de chatbots y de inteligencia artificial puede llegar a ser de gran ayuda, es necesario que los alumnos se sientan en todo momento respaldados por la institución.

En muchas ocasiones, estas nuevas herramientas no hacen más que complicar la comunicación, por lo que se requiere de la utilización efectiva de las mismas. La atención al cliente es esencial en todo tipo de rubros y las entidades educativas no son la excepción.

4.   Realizar campañas eficientes con resultados medibles

Por medio de este tipo de herramientas se pueden diseñar campañas efectivas que lleven a la fidelización de los clientes, o en este caso los alumnos.

Más allá de crear y mantener una base de datos centralizada, el CRM para instituciones de educación superior facilita la toma de decisiones, aportando toda la información necesaria para poder implementar las acciones de marketing indicadas en el momento correcto.

Haciendo esto, se verá un efecto en los resultados y en el retorno de inversión de la entidad educativa, ya que logrará atraer a más alumnos y aumentar así las matrículas. Esto tendrá un efecto en la tesorería de la institución.

Mejores opciones del mercado

Actualmente, existen muchos CRM que ayudarán a tu institución de educación superior a mejorar el reclutamiento y la fidelización de estudiantes. Entre las opciones más populares del mercado podemos destacar las siguientes:

• HubSpot

Una de las grandes ventajas de HubSpot es que posee un modelo gratuito de prueba. Está claro que este tiene grandes limitaciones con respecto a la versión completa, pero puede servir para que las instituciones tengan una idea de cómo funciona.

Además de esto, HubSpot ofrece un software de automatización de marketing, un software CRM de ventas y un software de atención al cliente.

•  Zoho

Zoho cuenta con un período de prueba gratuito de 15 días. Este CRM te permite automatizar la comunicación vía WhatsApp, los procesos de venta y controlar todos los negocios.

En cuanto a la comunicación, Zoho permite unificar en una sola aplicación todos los canales de comunicación, como SMS, WhatsApp, correo electrónico, etc. Así mismo, ofrece un control de desempeño para saber los tiempos de respuesta y el resultado de las campañas.

•  Salesforce

Una de las principales ventajas de Salesforce como CRM es la automatización de tareas como el seguimiento de las actividades, las alertas por correo electrónico y los flujos de trabajo.

Además de esto, ofrece insights de inteligencia artificial contextualizados que permiten acelerar la compra de los clientes, o en este caso la inscripción de alumnos.

Otro punto importante de este CRM es que te permite hacer pronósticos de tus ventas, lo que ayuda a trazar estrategias.

• Pipedrive

Uno de los factores diferenciales de Pipedrive es la creación de embudos de venta, que permite visualizar más fácilmente el progreso de las estrategias y los resultados.

Así mismo, el CRM te permite segmentar, filtrar y categorizar prospectos para crear canales efectivos de comunicación, además de generar informes de ventas y pronosticar resultados posibles.

¿Cómo elegir un buen CRM para instituciones de educación superior?

Como cualquier empresa en el mundo, a las instituciones educativas no les vale simplemente con hacer publicidad para poder alcanzar sus objetivos.

Para elegir un CRM para instituciones de educación superior es necesario tomar en cuenta algunos factores. El primero es su facilidad de uso, ya que un buen CRM debe ser efectivo e intuitivo. Es necesario que se use de manera sencilla.

También es importante darle atención a la seguridad del mismo, puesto que un CRM educativo cuenta con datos personales de los estudiantes.

Otro punto que debe ser tomado en cuenta es la atención al cliente. La institución debe poder entrar en contacto con los responsables del CRM en cualquier momento en caso de tener algún problema.

En definitiva, un CRM agrega valor a la gestión de las instituciones educativas.

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