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Enrollment: ¿Qué características debe tener un equipo de ventas para generar más alumnos?

Las inscripciones podrían considerarse como uno de los objetivos centrales de cualquier institución. Por este motivo, el equipo de trabajo enfocado en ventas y marketing debe tener cierta relevancia, así como su modo de ejecutar sus funciones. Este grupo puede ser complejo, puesto que, a mayor infraestructura, más relaciones puede haber entre sus integrantes. Las instituciones más grandes pueden contar con miles de personas, separados en departamentos y muchos de ellos en ubicaciones geográficas distantes. Si este panorama es complejo en la presencialidad, la virtualidad llegó para complicar aún más estas relaciones. Por esta razón, se debieron crear herramientas y recursos para gestionar los equipos para continuar creciendo como institución.

A lo largo del artículo, vamos a explorar algunas de las características que deben tener los equipos de trabajo, tanto en presencialidad como en virtualidad, para llevar a cabo un desempeño óptimo. Una buena cooperación puede tener resultados más que satisfactorios en cuanto a inscripciones y así lograr que la institución pueda crecer.

 

¿Por qué es importante trabajar en equipo?

El trabajo en equipo enfocado en vender es muy valorado, pero algo difícil de conseguir en cualquier institución. Sin embargo, cuando se logra, puede ser una característica que la distinga de su competencia y pueda optimizar al máximo sus procesos. Para lograrlo, se debe tener en cuenta sus integrantes de forma casi obligatoria: sus destrezas, conocimientos, compromiso y habilidades son factores imprescindibles para el cumplimiento de las metas.

No obstante, no sólo depende de las aptitudes individuales: más allá de lo que cada uno puede generar, debe poder compartir valores y saber recibir devoluciones. Esto puede recordar al famoso dicho de que “la suma de todos los componentes del equipo tiene mejores resultados que los conocimientos individuales”. Por esta razón, las habilidades sociales conforman otro factor a tener en cuenta en el trabajo en equipo.

Ahora bien, centrándonos en la importancia relacionada específicamente a la educación, podemos encontrar las siguientes ventajas:

  • Propuestas educativas más sólidas y eficientes: si los equipos de distintas especialidades saben coordinar su trabajo, pueden combinar ideas integrales para mejorar la performance de la institución. Por ejemplo, el sector administrativo y financiero pueden trabajar en equipo para pensar soluciones que optimicen ciertos procesos y al mismo tiempo, reduzcan los costos de las operaciones. El personal puede sentirse con más libertad de aportar cuando se siente parte de la institución y, al mismo tiempo, sentirse involucrado ante la formación de nuevas propuestas exitosas.
  • Cooperación de tareas entre departamentos: como se mencionó anteriormente, los departamentos pueden contar con necesidades y visiones distintas dentro de una institución. Sin embargo, aprovechar esta diversidad puede ser una enorme ventaja para encontrar soluciones integrales donde puedan intervenir especialistas en distintas áreas. Si no se logra un buen trabajo en equipo, probablemente cada departamento funcione como un área autónoma y puedan surgir conflictos entre sí debido a estas diferencias. Esto puede ser una clara muestra de que las diferencias pueden ser una oportunidad, y no una amenaza, dentro de una organización
  • Estructura y roles más definidos: No hay nada más desorganizado que un equipo cuyas tareas son indefinidas o difusas. El trabajo en equipo determina lo que cada integrante debe hacer, considerando sus habilidades y aptitudes en las distintas áreas. Cuando cada miembro del equipo tiene determinación sobre sus roles, puede especializarse en ello y perfeccionar los resultados en dicha actividad, mientras que además sabrá delegar cuando esto no le corresponda. Una persona que abarca más actividades de lo que le corresponde puede desmotivarse rápidamente y tener conflictos si sus colegas no están cumpliendo correctamente con sus propias funciones. Por ejemplo, una persona encargada del análisis de los datos de una CRM dedicará todo su tiempo a lograr estadísticas que podrán ser tomadas por los especialistas en marketing para tomar decisiones.
  • Comunicación efectiva: El equipo representa a una institución y sus valores. Si sus integrantes no pueden comunicarse correctamente y frecuentemente existen desajustes entre ellos, esto será notado rápidamente entre los estudiantes. Un aspirante puede tener dudas respecto a diferentes áreas, como, por ejemplo, la facturación y las tecnologías implementadas para la cursada virtual. La comunicación efectiva puede permitir que los integrantes del equipo sepan cómo responder ante la inquietud, combinando sus conocimientos.
  • Capacitaciones eficaces: Cuando se cuenta con un equipo bien coordinado, las tareas van a encontrarse distribuidas de manera correcta y equitativa. Esto permitirá que los nuevos integrantes puedan sentirse contenidos, con sus objetivos claros y con el conocimiento de a quién recurrir en caso de tener inconvenientes o dudas. Esto podrá traducirse en un aprendizaje más dinámico y productivo tanto para el novato como para el resto del equipo.

Como podemos ver, el trabajo en equipo es fundamental para ejecutar las tareas cotidianas de una institución, así como demostrar a sus estudiantes una base sólida y de verdadero profesionalismo.

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El circuito de admisión y el equipo de trabajo

El aspirante a una oferta educativa, generalmente, ya conoce a su institución debido a que invirtió algún tiempo en la investigación. No obstante, en ocasiones, tendrá algunas dudas puntuales que no pudo obtener del sitio web: cuáles son las equivalencias del programa, importes a abonar, detalles de la cursada, dificultad, entre muchas otras. Si su institución posee un sistema de inscripción online, podrá ingresar sus datos y, por lo tanto, será el primer contacto que tendrá con los equipos de trabajo.

Por esta razón, es importante que cuando se desarrollen este tipo de formularios, se pueda solicitar correo electrónico, nombre completo y número de teléfono móvil. Aunque la inscripción aún no se realizó, debemos remarcar que es una etapa muy importante para efectuar todas las estrategias de ventas.

Una buena práctica es que el equipo de ventas o marketing puedan comunicarse con el aspirante, con el objetivo de saber si aún tiene dudas respecto de la institución u oferta educativa. Sin embargo, este primer acercamiento no debe ser invasivo o buscando expresamente que el aspirante pueda inscribirse: más bien debe ser un momento en el cual el equipo pueda presentarse en nombre de la institución y ofrecerse como una verdadera ayuda para el estudiante.

En estas instancias, por ejemplo, muchas instituciones organizan reuniones presenciales o webinars donde convocan a los aspirantes para participar. Aquí podrían involucrarse profesionales de las distintas áreas, docentes y directivos, para inspirar a los interesados en sus futuras carreras profesionales. Generalmente estas invitaciones se envían a través del correo electrónico, motivo por el cual también es un dato importante a tener en cuenta.

Cuando el aspirante ya tomó su decisión, lo siguiente en el proceso de admisión será contactar con el equipo de ventas para el pago de la matrícula y primera cuota mensual. Si bien es un paso meramente administrativo, debemos tener en cuenta una máxima coordinación y empatía entre los integrantes del equipo de trabajo para lograr una buena atención al cliente en el proceso.

Por esta razón se recomienda que el equipo de ventas pueda contar con la disposición y tiempo suficiente para que cada aspirante pueda obtener la información necesaria: de forma clara y directa de lo que tiene que abonar.

A partir de aquí, el aspirante se convertirá en estudiante, pero su importancia no se verá afectada. El estudiante nuevo aún está evaluando la calidad de la institución y por este motivo se debe hacer un seguimiento adecuado. Generalmente, una buena práctica es enviar encuestas de satisfacción y por supuesto, poner a disposición las oficinas de la institución para resolver cualquier duda.

Como podemos ver, este proceso puede abarcar muchas personas y estrategias. Un proceso claro y bien predispuesto siempre obtendrá excelentes resultados para lograr más inscripciones.

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¿Cómo puede el trabajo en equipo conseguir más inscripciones?

Cuando se trata de una inscripción, estamos hablando de un proceso que involucra a muchos sectores: académico, tecnológico, facturación y equipos que definan estrategias de marketing.
Por esta razón, los equipos deben estar organizados teniendo en cuenta
este objetivo para lograr un excelente servicio a los aspirantes y lograr mayor enrollment.

Para empezar, una buena estrategia es que los equipos de ventas o marketing puedan contar con reuniones regulares para definir planes o ideas para mejorar. Es necesario remarcar que las mejores ideas no nacen espontáneamente de una persona: generalmente son creadas por un grupo de personas que gradualmente modifican la idea inicial y la mejoran. Si cuentas con un equipo de ventas o marketing con ideas creativas e innovadoras, podrás sumar elementos que posicionarán a la institución por sobre la competencia.

Sin embargo, más allá de las reuniones, el equipo debe establecerse con responsabilidades bien segmentadas. Esto se especificó anteriormente, pero vale la pena profundizar un poco más al respecto. Los equipos más eficientes permiten que los mismos sean más funcionales, y trabajan en muchos proyectos simultáneamente. En los departamentos de marketing, por ejemplo, pueden segmentarse grupos que podrán trabajar en las campañas publicitarias mientras otros realizan las métricas, por ejemplo. El equipo de ventas, por otro lado, podría ser mucho más eficiente si existen especialistas que se encargan de los balances mientras otros realizan el contacto directo con los estudiantes.

También es posible que los equipos puedan encontrarse con problemas o desafíos en las campañas cuyo objetivo sea lograr más inscritos. La manera en que responde el equipo de marketing va a definir si dicha campaña será un éxito o fracaso. Los miembros del equipo deben responder con rapidez y en ocasiones de manera creativa. El trabajo en equipo puede permitir que además de saber responder a problemas ya conocidos, puedan contar con la flexibilidad de resolución de inconvenientes nuevos.

En estos casos y en las tareas en general, es probable que se creen demandas más grandes en ciertos miembros del equipo. Una buena organización del equipo también prevé un buen balance de las cargas laborales, preservando su salud y al mismo tiempo, brindando un espacio óptimo para el cumplimiento de sus tareas. Como vimos anteriormente, una carga de trabajo bien balanceada puede definir una buena convivencia del equipo, al mismo tiempo que garantiza resultados de mejor calidad.

Como institución, lo importante es estar atento a estos elementos y garantizar un correcto funcionamiento de los departamentos responsables de las inscripciones. La supervisión de que las tareas sean cumplidas de forma organizada y la disposición del personal creativo puede marcar una gran diferencia. Sin dudas, un equipo de marketing y ventas bien dirigido va a lograr muchas más inscripciones y un balance positivo.

En resumen, para lograr mayor cantidad de inscripciones, los equipos deben poder funcionar con comunicación fluida, pero también con tareas bien distribuidas y con objetivos claros. Si esto puede funcionar de manera óptima, los estudiantes podrán completar las inscripciones rápidamente y lograrán establecerse como parte de la institución.

 

Trabajo en equipo en virtualidad

El trabajo presencial es cada vez menos frecuente y está ganando terreno el sistema de teletrabajo. Esto puede traer desafíos añadidos, puesto que los equipos van a funcionar sin siquiera verse personalmente.

Muchas instituciones funcionaban de forma muy eficiente y lograban muchas inscripciones, pero al llegar las restricciones en la crisis sanitaria, se vieron afectadas seriamente en la coordinación de sus equipos. Esto sucedía en mayor medida por no contar con herramientas para la comunicación a distancia para resolución de inconvenientes y priorizar medios de comunicación como los correos electrónicos o servicios de mensajería.

En la actualidad, la mayoría de los aspirantes buscan procesos de autogestión para realizar las inscripciones. En instituciones que son 100% virtuales, generalmente aquellas relacionadas a carreras de programación o marketing, poseen procesos de admisión en pasos donde el usuario debe ingresar su información personal y de pago.

El equipo de trabajo únicamente debe encargarse de verificar esta información y realizar un seguimiento de la inscripción. En caso de haber quedado inconclusa debido a que se rechazó el pago, por ejemplo, el equipo puede ponerse en contacto para verificar lo sucedido y animar al aspirante a finalizar el proceso. Si una institución ofrece clases presenciales también puede implementar estos procesos de forma virtual para agilizar la carga de datos y facilitar la inscripción.

Afortunadamente, para los equipos de trabajo existen muchas herramientas para organizar las tareas asociadas al enrollment. Los softwares especializados en CRM pueden encargarse de establecer calendarios, crear metas por días o definir proyectos de una manera fácil e intuitiva. La unificación de canales es un factor que puede brindar ventaja y al mismo tiempo, facilitar el intercambio tal como se haría de forma presencial.

Una gestión adecuada puede eliminar la incertidumbre y crear un proceso más transparente entre los miembros del equipo, en donde todos están al tanto de los tiempos de entrega, roles de cada uno y los objetivos generales. Esto puede evitar que los integrantes acumulen actividades, tengan atrasos y además permite que puedan contar con los datos que necesitan para cumplir con sus tareas diarias.

Actualmente, muchas instituciones cuentan con equipos de trabajo mixtos que combinan el teletrabajo y reuniones presenciales. Sin embargo, esto no motivó el abandono de las herramientas de gestión, sino que contrariamente a lo que pueden pensar, invirtieron mucho más en ellas. La educación post-pandemia enseñó que la tecnología llegó para quedarse.

Una atención mixta a los aspirantes puede ser incluso mucho más beneficiosa que aquella 100% virtual. Cierta presencialidad, sobre todo en aquellas carreras prácticas, puede brindar mayor confianza en la institución y un mejor vínculo con el interesado. Por ejemplo, un recorrido por las instalaciones, laboratorios o salas de reuniones pueden ser una ventaja frente a otras instituciones que únicamente se limitan a cargar información. En definitiva, no se trata de eliminar todo lo relacionado a la presencialidad, sino que se puede apostar por un equilibrio entre uno y otro dependiendo de la necesidad del aspirante. Los equipos de trabajo deben poder identificar esto y ajustar sus estrategias.

Si las pautas antes mencionadas son cumplidas por los miembros del equipo, el mismo puede seguir funcionando de manera óptima sin importar la distancia entre ellos. Mantenerse a la vanguardia de la tecnología puede ser una clave para favorecer un trabajo en equipo eficiente, tanto en virtualidad como en presencialidad.

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Conclusiones

El trabajo en equipo no es una tarea sencilla y requiere de mucho conocimiento de los integrantes de una institución. El proceso de admisión está constituido por muchos pasos y es tarea del personal poder asegurar la agilidad necesaria para lograr una inscripción efectiva.

El trabajo en equipo enfocado en las ventas y marketing es un factor que puede brindarle mucha relevancia a las instituciones, y éste es un aspecto que generalmente no es tenido en cuenta en muchas estrategias de enrollment. No obstante, existen pruebas claras que demuestran que los aspirantes a las ofertas educativas valoran muy positivamente las respuestas rápidas y la organización eficiente.

Desde Leaducate se apuesta hacia instituciones con las herramientas óptimas y más eficientes para continuar desarrollando su trayecto educativo en un contexto cada vez más dinámico. Además, busca que las mismas puedan contar con el asesoramiento personalizado para la gestión y administración, acorde a las necesidades de su institución.

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By: Leaducate

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